Що таке протокол розбіжностей і коли його складають?
Призначення та функції протоколу узгодження розбіжностей
Протоколом розбіжностей є документ, яким фіксуються певні неузгодженості між сторонами щодо змісту умов договору. Отримавши від іншої сторони проєкт такого договору, особа, якщо вона не погоджується з деякими положеннями, має можливість запропонувати свою редакцію, виклавши їх в протоколі. В подальшому це допомагає врегулювати розбіжності і уникнути неправильного тлумачення договору.
Типові випадки, коли застосовується протокол
Протокол розбіжностей складається у випадку, якщо особа, одержавши проєкт договору від контрагента, має своє бачення певних його положень: строк поставки товару, сума договору, підстави для розірвання, гарантії тощо. Зазвичай такий протокол складається саме в сфері господарських правовідносин.
До того ж, складання протоколу розбіжностей є актуальною практикою при укладені міжнародних угод, адже потрібно узгодити норми двох різних законодавчих систем. Крім того, існують випадки, коли протокол потрібен для конкретного тлумачення норм договору у зв’язку зі складністю перекладу.
Нормативна база стосовно протоколу розбіжностей
В статті 181 Господарського кодексу України до 16.08.2020 року було чітко закріплено певні положення стосовно протоколу розбіжностей. Зазначалося, що за наявності заперечень щодо окремих умов договору сторона, яка одержала проект договору, складає протокол розбіжностей. Про цей факт робиться застереження у договорі. Далі, у 20-денний строк, особа, яка склала протокол, надсилає його другій стороні у двох примірниках разом з підписаним договором.
Водночас, вказувалося, що сторона, яка одержала протокол, зобов’язана протягом 20 днів розглянути його, і в цей же строк здійснити заходи щодо врегулювання розбіжностей з другою стороною та включити до договору всі прийняті пропозиції. Ті розбіжності, які сторони врегулювати не змогли, за згодою другого контрагента, потрібно передати до суду в той же строк.
Якщо ж сторони у підсумку дійшли згоди щодо умов договору, які викладені в протоколі, то така згода підтверджується, лише у письмовій формі.
Наразі вищеописані положення статті 181 ГКУ вже втратили свою чинність, до того ж, Господарський кодекс України взагалі був скасований. Отже, зараз актуальними нормативно-правовими актами залишаються Цивільний кодекс України, який визначає правове регулювання зобов’язань, а також Господарський процесуальний кодекс України, в якому зазначено механізм і порядок вирішення спору у випадку неузгодженості щодо умов договору.
Юридичне значення документа
Як можна зрозуміти зі змісту протоколу розбіжностей – обов’язковим він не є. Його укладення можливо, лише якщо сторона бажає викласти певні умови договору інакше від того, як вони були зазначені другою стороною.
Крім того, протокол розбіжностей може виступати доказом у судовому процесі, зокрема довести наміри сторони і спроби до врегулювання неузгодженостей.
Отже, з огляду на юридичне значення, названий документ: фіксує пропозиції до зміни договору; є частиною основного договору; впливає на момент укладення договору; виступає доказом в суді.
Чи можна використовувати шаблон або зразок протоколу?
На нашу думку, шаблон або зразок протоколу можна використовувати. лише як приклад для написання свого документа.
Не можна просто завантажити шаблон, внести реквізити сторін, і вважати, що протокол складений. Така позиція пояснюється тим, що кожен договір є індивідуальним – зі своїми унікальними положеннями. Шаблонний протокол не зможе передбачити всі особливості кожного договору.
Отже, шаблон чи зразок може зекономити ваш час на складання документа, але водночас, такі допоміжні інструменти потрібно завжди адаптувати під власні умови.
Протокол розбіжностей до договору: зразок
ПРОТОКОЛ РОЗБІЖНОСТЕЙ
ДО ДОГОВОРУ ПРО ЗАКУПІВЛЮ ТОВАРУ № _______ від ______ року
| м . Дніпро | «____» ____________ ____ року |
ПОСТАЧАЛЬНИК, з одного боку, та ПОКУПЕЦЬ, з другого боку, уклали цей Протокол розбіжностей до Договору про закупівлю товару № ______ від ______ року (надалі – «Протокол») про нижченаведене:
1. Сторони домовились змінити наступні пункти Договору про закупівлю товару № _______ від ______ року і викласти їх у наступній редакції:
| № пункту Договору | Редакція Договору | Редакція, запропонована ПОКУПЦЕМ | Коментар |
| 2.3 | Постачальник не несе відповідальності за втрату товару. | Постачальник несе відповідальність за втрачений товар у розмірі вартості такого втраченого товару. | Пункт Договору порушує права ПОКУПЦЯ |
| 3.4 | Постачальник має право розірвати договір в односторонньому порядку | Договір не може бути розірваний в односторонньому порядку | Пункт Договору порушує права ПОКУПЦЯ |
- Цей Протокол набирає чинності у разі підписання його сторонами.
- Цей Протокол складений у двох примірниках, що мають однакову юридичну силу.
- Цей Протокол є невід’ємною частиною Договору ________________________ (повна назва договору) №____ від «___» __________ ____ року, підписаного між сторонами.
- Договір ________________________ (повна назва договору) №____ від «___» __________ _____ року вважається укладеним із змінами у редакції, викладеній у цьому протоколі.
Реквізити та підписи сторін:
Порядок складання протоколу розбіжностей
Як і будь-який документ, протокол розбіжностей також має свій порядок і процедуру складання.
По-перше, потрібно зрозуміти, які пункти договору не влаштовують сторону, яка бажає ініціювати укладення відповідного протоколу (до речі, таку ініціацію може зробити будь-яка зі сторін). Для цього слід проаналізувати умови основного документа і виділити ті, з якими ви не погоджуєтесь. Це допоможе вам швидше викласти їх в протоколі в тому вигляді, в якому ви бажаєте їх бачити.
По-друге, як не дивно, потрібно скласти сам протокол розбіжностей. Реквізити, основні вимоги до нього, а також практичні поради написання, ми наведемо в наступних розділах.
По-третє, слід направити протокол разом із договором іншій стороні. Після цього між сторонами відбувається узгодження положень, які викликали розбіжності. Крім того, якщо щодо певних умов згода не досягнута, слід звертатися до суду.
Структура та обов’язкові реквізити протоколу розбіжностей
Що має міститися в документі:
Коли ми кажемо про офіційний документ, що і являє собою протокол розбіжностей, то завжди говоримо про його структуру і обов’язкові реквізити.
Що стосується структури і змісту протоколу, то в ньому вказуються:
- назва документа (зокрема зазначення договору до якого складається протокол);
- реквізити сторін;
- місце і дата складання;
- пункти договору, які підлягають заміні, із викладенням їх нової редакції;
- підписи та печатки (за необхідності) сторін;
Отже, під час складання протоколу розбіжностей слід дотримуватися належного змісту і структури документа для його належного оформлення.
Як правильно формулювати розбіжності
Для того щоб протокол став дійсно дієвим інструментом для регулювання розбіжностей, перш за все, потрібно правильно їх сформулювати. Можна сміливо зазначити, що належне формулювання розбіжностей є запорукою успіху їх узгодження.
По-перше, що стосується форми викладення розбіжностей, то найкраще використовувати табличний вигляд. Можна зробити декілька стовбців, які назвати: «№ пункту Договору», «Редакція Договору», «Редакція, що пропонується стороною, яка ініціює протокол розбіжностей», «Коментар».
По-друге, формулюйте розбіжності чітко. Зазначайте конкретно пункт, який ви хочете змінити, і його нову редакцію у вашому баченні. Також не застосовуйте загальні фрази, а користуйтеся відповідною термінологією (не використовуйте слова, які мають двозначне тлумачення).
По-третє, що є дуже важливим, пропозиції, які Ви вносите, не повинні суперечити іншим положенням договору. Адже у разі недотримання зазначеної умови можуть виникнути колізії, які лише нашкодять вашим правовідносинам.
Крім того, не нехтуйте стовпчиком «Коментар». Використовуйте його для того щоб пояснити, чому саме вносяться зміни. Це обґрунтовує внесення нових положень і слугує додатковим аргументом для підкріплення вашої позиції.
Як оформити і подати протокол іншій стороні?
Вимоги до оформлення
Протокол розбіжностей, як і будь-який документ, має бути оформлений відповідно до певних стандартів. Головним є дотримання ДСТУ 4163:2020, в якому зазначено всі вимоги до оформлення документів.
Зокрема, наведеним стандартом встановлено, що: для друкування текстів слід використовувати шрифт Times New Roman розміром 12—14 друкарських пунктів; текст документів на аркушах паперу формату А4 рекомендовано друкувати через 1-1,5 міжрядкових інтервали; поля в документі повинні відповідати таким значенням: 30 мм – ліве; 10 – праве; 20 – верхнє та нижнє.
Звісно є і низка інших положень, яких слід дотримуватися для відповідного оформлення протоколу розбіжностей.
Порядок подачі протоколу розбіжностей
Одним з важливих етапів укладення протоколу розбіжностей є його направлення іншій стороні, адже не будь-яка подача буде вважатися належною. Закріпленого законодавством порядку відповідної подачі наразі немає. Отже, слід дотримуватися загальних правил подання, які будуть актуальними і в даному випадку. Варіантів такого подання існує декілька.
По-перше, можна передати протокол особисто іншій стороні. Це може бути зручно, якщо ви знаходитесь поряд з вашим контрагентом, адже ви точно будете впевнені, що особа отримала документ.
По-друге, направити електронною поштою. Для цього слід обов’язково підписати документи кваліфікованим електронним підписом (КЕП).
По-третє, можна скористатися і звичайною поштою. Направити протокол потрібно рекомендаційним листом з описом вкладення та повідомленням про вручення.
Що робити, якщо інша сторона не погоджується?
Нерідко стаються випадки, коли ініціююча сторона підготувала зміни для договору, але інша сторона з ними не погоджується. Що відбувається в такій ситуації, і який варіант її вирішення? Спробуємо відповісти на поставлене запитання.
Для початку слід відмітити, що у випадку не погодження іншою стороною викладених вами пропозицій, угода взагалі може не відбутися. У випадку, якщо ви переконані, що наведені вами умови мають сильну юридичну аргументацію, можна застосувати інші варіанти, які ми розглянемо нижче.
У разі суперечливих позицій щодо положень договору, доцільним буде провести перемовини. В ході переговорів слід обговорити суперечливі пункти договору і у випадку можливості, дійти компромісу щодо них.
В тому разі, якщо все ж таки досягти згоди не вдається, можна звернутися до суду. Суд розгляне обидві редакції договору, викладені в протоколі, і ухвалить рішення щодо наявності правових підстав для його зміни.
Крім того, трапляються ситуації, коли інша сторона просто ігнорує поданий вами протокол розбіжностей. В цьому випадку суд може розцінити такі дії як відмову від договору, або навпаки погодження з запропонованими вами змінами в протоколі.
Типові помилки при складанні протоколу розбіжностей
При складанні протоколу розбіжностей непоодинокими є випадки допущення помилок, які можуть мати непередбачувані і неприємні наслідки для сторін. Для того щоб уникнути таких помилок, ми спробуємо навести найрозповсюдженіші з них.
Частіше всього протокол розбіжностей має вади в своєму оформленні. Відсутні або невірні: назва документа, реквізити сторін, місце і дата складання, підписи та печатки (за необхідності) сторін.
Також нерідко трапляються ситуації, коли протокол не можна вважати вірно складеним у зв’язку з некоректним викладенням пропозицій щодо зміни договору. Як вже зазначалося в попередніх розділах, не слід нехтувати правильним формулюванням розбіжностей, адже без належного їх викладення, документ просто не буде мати сенсу.
До того ж, вважаємо за потрібне додати, що якщо ви невпевнені в правильності складання протоколу розбіжностей до договору, краще зверніться до кваліфікованого спеціаліста. Юрист чи адвокат допоможе вам написати відповідний документ з дотриманням всіх передбачених вимог.